Enfant adopté, pupille de l'Etat, né sous le secret de l'accouchement ou confié à l'Aise Sociale à l'Enfance (ASE), quelque soit votre parcours de vie, si vous souhaitez en savoir plus sur votre histoire, c'est un droit depuis la loi 1978. Le Département vous accompagne dans la recherche de vos données personnelles.
Les services l’Aide sociale à l’enfance (ASE) constituent, pour chaque enfant bénéficiaire de prestations d’aide sociale à l’enfance (administratives et/ou judiciaires), un dossier contenant des informations relatives à sa prise en charge.
L’accès à ces documents est prévu par la loi, afin de permettre à la personne de mieux connaître son histoire personnelle et d’obtenir des attestations pouvant être nécessaires à des démarches administratives.
Il peut s’agir :
- d’un état civil d’origine
- de correspondances,
- d’informations sur les circonstances de la naissance ou
- de la prise en charge.
Qui peut avoir accès à ses données personnelles ?
Vous pouvez accéder à vos données personnelles, si vous êtes ou si vous avez été :
• un enfant confié à l'Aide sociale à l'enfance (ASE), à l'ex-DDASS (Direction départementale des affaires sanitaires et sociales), à l'assistance publique, au service des enfants assistés ;
• un enfant pupille de l'État ;
• un enfant adopté en France ou à l'étranger ;
• un enfant né sous le secret de l'accouchement (dit né sous "x") ;
• un tiers : descendants, collatéraux, selon les règles établies par le Code du patrimoine, en particulier l'article L. 213-2, qui régit les délais de communicabilité de certains documents ou certaines informations imposant le respect de certains secrets, notamment les éléments concernant des tiers, selon la nature de ces pièces.
Cette démarche est personnelle et peut être effectuée à tout moment. Ces dossiers sont conservés sans limite de durée.
Bon à savoir : Les enfants mineurs ont accès à leur dossier, avec autorisation de leur représentant légal. Lorsque l'enfant devient majeur, les éléments le concernant ne sont plus communicables à ses parents ou son représentant légal.
Pourquoi faire cette démarche ?
Consulter votre dossier vous permettra de :
- Connaître et mieux comprendre votre histoire et votre parcours personnel;
- Obtenir des attestations ou des justificatifs qui peuvent utiles à vos démarches administratives ;
Cette démarche est personnelle et peut être effectuée à tout moment. Ces dossiers sont conservés dans limite durée.
Où se renseigner ?
Selon que vous avez été confié(e) à l'aide sociale à l'enfance du Département d'Ille-et-Vilaine ou d'un autre Département, les démarches à suivre sont différentes, les voici :
Vous avez été confié(e) à l'aide sociale à l'enfance du Département d'Ille-et- Vilaine. Vous résidez toujours en Ille-et-Vilaine.
• Vous pouvez consulter votre dossier dans les locaux du Département, sur rendez-vous;
• Vous pouvez demander l'envoi postal de la copie de votre dossier (en lettre recommandée avec avis de réception).
Vous avez été confié(e) à l'aide sociale à l'enfance d’un autre Département. Vous résidez en Ille-et-Vilaine.
• Suite à votre demande, le Département prendra contact avec le Département qui dispose de
votre dossier et se chargera de son transfert. Ainsi, vous pourrez le consulter dans les locaux du Dé partement d’Ille-et-Vilaine sur rendez-vous.
Vous résidez dans un autre département
• Vous pouvez consulter votre dossier au sein du service du Département d'Ille-et-Vilaine sur rendez-vous.
• La copie de votre dossier pourra être transférée au service concerné du Département où vous êtes domicilié.e. Vous pourrez le consulter sur rendez-vous.
Vous pouvez demander l'envoi postal de la copie de votre dossier. (En lettre recommandée avec avis de réception à votre domicile actuel).
Comment procéder ?
• Vous devez faire votre demande par écrit au service « adoption et accès aux données personnelles » du Département d'Ille-et- Vilaine (par courrier ou par voie électronique) en précisant les renseigne ments utiles à la recherche (état civil d'origine, date et lieu de naissance, dates de prise en charge à l'ASE le cas échéant, connaissance de fratries éventuelles, coordonnées actuelles pour pouvoir être
contacté(e) si besoin… ).
• La demande doit être accompagnée d'une photocopie de la pièce d'identité du demandeur afin
de prouver son identité. Un accusé de réception vous sera envoyé dans les 15 jours qui suivent votre demande.
À noter : Les recherches et la préparation du dossier peuvent prendre quelques semaines, temps nécessaire au service pour effectuer les recherches et préparer le dossier, conformément à la législation. Ce délai peut s’avérer plus long lorsque des recherches doivent être faites hors département ou auprès d’autres organismes.
Bon à savoir : Les dossiers des enfants qui bénéficient d'une mesure d'aide sociale à l'enfance au moment de la demande sont consultables directement auprès du Centre départemental d'action sociale qui suit la famille ou auprès du tribunal pour enfants.
Un accompagnement personnalisé pour vous aider à mieux comprendre
Certaines informations peuvent être diffciles à lire ou à comprendre. Si vous le souhaitez, le service « adoption et accès aux données personnelles » du Département d'Ille-et-Vilaine vous propose un
accompagnement à la lecture de votre dossier. Cela peut apporter une qualité d'écoute, vous aider à décrypter les sigles, les abréviations, les termes techniques, à déchiffrer des écrits peu lisibles ou datés, et à expliquer les changements de législation…
Lors de la consultation, vous pouvez demander une copie de tout ou partie de votre dossier.
Vous pouvez également être accompagné(e) de la personne de votre choix.
Deux cas de figures
Pour toute demande d’accès à ses données personnelles, le demandeur doit :
- Transmettre sa demande au service adoption
- Préciser ses coordonnées actuelles
- Joindre la photo de sa pièce d’identité
- Préciser le mode de communication souhaité (consultation sur place, envoi avec accusé de réception…)
Un accusé de réception est envoyé dans les jours suivant la demande. Le délai d’attente peut ensuite être de quelques semaines. Ce temps peut s’avérer plus long si des recherches hors du Département d’Ille-et-Vilaine sont nécessaires.
Pour toute demande de communication, il est important que le demandeur :
- transmette sa demande au service de l’ASE concerné, qui détient le dossier ;
- précise ses coordonnées actuelles (adresse, téléphone) pour pouvoir être joint ;
- justifie son identité, afin de s’assurer que le demandeur est bien la personne concernée par le dossier demandé ;
- précise le mode de communication souhaité : consultation gratuite sur place, copie papier ou support électronique, publication en ligne à moins que les documents ne soient communicables qu’à l’intéressé.
Un accusé de réception indiquant le délai de réponse sera envoyé sous un mois. Les recherches et la préparation du dossier, conformément à la législation, peuvent prendre quelques semaines, temps nécessaire au service. Le demandeur qui se voit opposer un refus de communication de son dossier peut saisir la CADA, par simple courrier.
Le demandeur bénéficie d’un accompagnement personnalisé par les services du Département. En effet, certaines informations contenues dans un dossier peuvent être difficiles à lire ou à comprendre. Le service du Département « Adoption et accès aux données personnelles » propose un accompagnement à la lecture des dossiers. Il apporte son écoute, aide à décrypter les termes techniques, à déchiffrer les écrits peu lisibles ou datés, à expliquer les changements de législation…
Droit d'accès limité, dans quels cas ?
La loi autorise l’accès aux documents administratifs composant le dossier, dans certaines conditions.
En effet, pour préserver la sérénité de l’action de l’administration et limiter les contraintes que lui impose le droit d’accès, l’administration n’a pas obligation de communiquer des documents qui sont :
- inachevés, c’est-à-dire en cours d’élaboration ;
- préparatoires à une décision tant que celle-ci n’est pas prise ;
- ou diffusés publiquement.